Trong bối cảnh công việc ngày càng nhiều đầu việc, nhiều người tham gia và liên tục thay đổi, việc quản lý dự án theo cách “nhớ trong đầu” hay cập nhật thủ công trên bảng tính dễ khiến bạn bỏ sót nhiệm vụ, trễ deadline và thiếu đồng bộ giữa các team. Đây là lúc các công cụ quản lý dự án có tích hợp AI trở thành “trợ lý” đắc lực – giúp bạn nắm tiến độ nhanh hơn, phân chia công việc rõ ràng hơn và tối ưu quy trình làm việc. Vậy Asana AI là gì, hoạt động như thế nào và có thể hỗ trợ bạn chia nhiệm vụ hiệu quả ra sao? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách dùng Asana AI một cách dễ hiểu, thực tế để áp dụng ngay vào công việc hàng ngày.
Asana AI là gì? Công cụ Asana có thể làm được gì?
Asana AI (trước đây bạn có thể thấy gọi là Asana Intelligence) là bộ tính năng trí tuệ nhân tạo được Asana tích hợp trực tiếp vào nền tảng quản lý công việc, giúp teams tóm tắt – viết – phân tích – tự động hóa quy trình dựa trên dữ liệu công việc đang có trong Asana (task, project, status, update…). Mục tiêu là giảm “việc vặt” (soạn status, tổng hợp tiến độ, đọc dài dòng) và giúp ra quyết định nhanh hơn.
Một điểm Asana nhấn mạnh là Asana AI đi kèm các kiểm soát về bảo mật/permission: AI chỉ truy cập những gì người dùng có quyền xem; đồng thời Asana cho biết đối tác AI của họ không dùng dữ liệu khách hàng để huấn luyện và được yêu cầu xóa dữ liệu sau mỗi tương tác.
Asana là công cụ quản lý công việc và dự án, giúp bạn:
- Tạo và quản lý task/subtask: giao việc, deadline, ưu tiên, checklist, file đính kèm.
- Tổ chức theo dự án: gom đầu việc vào project, chia theo danh sách/board/timeline/calendar để dễ theo dõi.
- Theo dõi tiến độ & phối hợp nhóm: cập nhật trạng thái, comment, nhắc việc, giảm sót việc.
- Chuẩn hóa quy trình: dùng template, rule/automation để tự động hóa các bước lặp lại.
- Báo cáo nhanh hơn (khi có Asana AI): tóm tắt dự án, hỗ trợ viết status update, gợi ý bước tiếp theo.
Các tính năng của Asana AI là gì?
Dưới đây là các tính năng chính của Asana AI (Asana gọi là các “Smart …” features). Mình tóm tắt theo cách dễ hình dung + nêu dùng để làm gì trong công việc hằng ngày:
- Smart status: Tự tạo bản cập nhật trạng thái dự án/task từ dữ liệu đang có (tiến độ, việc đã làm, rủi ro, bước tiếp theo) để bạn không phải ngồi tổng hợp thủ công.
- Smart chat: Hỏi–đáp bằng AI ngay trong Asana để lấy câu trả lời nhanh về dự án/công việc (kiểu “đang vướng ở đâu?”, “tiếp theo cần làm gì?”).
- Smart fields: AI hỗ trợ tự điền hoặc gợi ý các trường quan trọng (custom fields) để task đủ thông tin, dễ lọc và báo cáo hơn.
- Smart summaries: Tóm tắt dự án/task/portfolio thành các ý chính (điểm nổi bật, quyết định, next steps) giúp bạn nắm nhanh mà không cần đọc hết comment/updates.
- Smart editor: Hỗ trợ viết và chỉnh câu chữ khi tạo task/cập nhật (rõ ràng hơn, mạch lạc hơn) để nội dung giao việc dễ hiểu.
- Smart rule creator: Tạo automation/rules bằng AI (mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên) để tự động hóa các bước lặp lại trong quy trình.
- Smart goals: Gợi ý chuẩn hóa mục tiêu (goal) như tiêu chí thành công, tóm tắt tác động, liên kết goal cha–con, gắn đội chịu trách nhiệm… để goal “đo được và theo dõi được”.
- Smart projects: Tạo project nhanh bằng AI (gợi ý mô tả, sections, custom fields…) dựa trên mục đích dự án, giúp set up dự án mới nhanh hơn.
- Asana AI Studio: công cụ no-code để xây “smart workflows/AI agents” theo quy trình riêng của team (chọn dữ liệu Asana tham chiếu, triển khai AI vào bước tự động hóa).
Asana AI phù hợp với đối tượng nào?
Asana AI phù hợp với những nhóm/cá nhân đang quản lý công việc theo dự án và muốn giảm thời gian làm các việc lặp lại như tổng hợp tiến độ, viết status, chuẩn hóa task và tự động hóa quy trình. Cụ thể, Asana AI thường phát huy hiệu quả với các đối tượng sau:
- Quản lý dự án/PM, Team Lead: cần nắm nhanh tiến độ, điểm nghẽn và tạo báo cáo trạng thái (status) nhanh, rõ ràng.
- Doanh nghiệp/nhóm làm việc theo dự án (cross-functional): nhiều phòng ban phối hợp (marketing–sales–product–ops), cần tóm tắt và đồng bộ thông tin liên tục.
- Marketing team/Agency: xử lý nhiều chiến dịch song song, cần chuẩn hóa brief, phân loại đầu việc, tóm tắt yêu cầu và cập nhật tiến độ cho khách hàng/leader.
- Product/Engineering (không chỉ dev): quản lý backlog, yêu cầu tính năng, bug/issue và cần tóm tắt thảo luận dài để ra next step.
- Vận hành/CSKH/HR: có quy trình lặp lại (onboarding, xử lý ticket, quy trình nội bộ), cần automation để giảm thủ công và hạn chế bỏ sót.
- Freelancer/nhóm nhỏ: muốn làm việc gọn hơn, tạo task/project nhanh, có nhắc việc và tóm tắt để không “trôi” deadline.
- Những người hay “ngập thông tin”: inbox/comment/updates nhiều, cần AI tóm tắt và gợi ý bước tiếp theo để đỡ mất thời gian đọc.
Hướng dẫn cách sử dụng Asana AI quản lý dự án và chia nhiệm vụ hiệu quả
🔹 Bước 1: Tạo tài khoản và truy cập Workspace
Trước tiên, bạn truy cập Asana.com và đăng ký bằng email công ty hoặc đăng nhập nhanh bằng Google. Sau khi vào được hệ thống, hãy tạo Workspace (không gian làm việc) theo nhóm hoặc theo dự án để dễ quản lý. Tiếp theo, bạn chọn Try Asana Intelligence (AI) hoặc bật tính năng AI trong phần cài đặt (tùy gói tài khoản) để kích hoạt các công cụ hỗ trợ như tóm tắt, gợi ý task và tạo nội dung.
🔹 Bước 2: Tạo dự án và để AI gợi ý cấu trúc công việc
Tại giao diện chính, bạn chọn New Project rồi đặt tên dự án, ví dụ: “Chiến dịch Marketing Tháng 10”. Sau đó, nhập phần mô tả tổng quan (mục tiêu, thời gian, đội phụ trách…). Lúc này, Asana AI có thể hỗ trợ đề xuất cấu trúc dự án và các nhóm công việc chính dựa trên mô tả hoặc prompt bạn nhập.
Ví dụ prompt bạn có thể dùng:
“Plan a 1-month product launch campaign with 3 team roles.”
Asana AI sẽ gợi ý các hạng mục như Content Plan, Ad Campaign, KPI Tracking… để bạn không phải tự nghĩ từ đầu.
🔹 Bước 3: Giao việc thông minh bằng AI (tạo subtasks)
Khi đã có task chính, bạn mở từng task và chọn tính năng kiểu Generate subtasks with AI để AI tự tạo danh sách việc nhỏ theo từng bước. Điều này rất hữu ích nếu task đang quá chung chung (ví dụ: “Lên kế hoạch nội dung” hoặc “Chạy quảng cáo”). AI có thể đề xuất các subtasks cụ thể, kèm trình tự thực hiện, đôi khi gợi ý deadline và người phù hợp (nếu workspace đã có team và lịch sử phân công).
Sau khi AI tạo xong, bạn chỉ cần rà soát và chỉnh lại:
- Mức ưu tiên: High / Medium / Low
- Deadline theo tiến độ thực tế
- Người phụ trách đúng team
🔹 Bước 4: Theo dõi tiến độ và hỏi AI để phát hiện rủi ro
Khi dự án bắt đầu có nhiều cập nhật, bạn vào mục AI Summary để xem Asana AI tóm tắt nhanh tình trạng dự án: việc nào đang làm, việc nào kẹt, việc nào trễ. AI cũng có thể highlight một số vấn đề phổ biến như:
- Task bị trễ deadline
- Người phụ trách chưa cập nhật tiến độ
- Nhiệm vụ phụ thuộc (dependency) chưa hoàn thành nên kéo theo việc khác bị đứng
- Ngoài ra, bạn có thể dùng Ask AI để hỏi trực tiếp. Ví dụ:
“Which tasks are at risk of delay this week?”
AI sẽ lọc và chỉ ra các nhiệm vụ có nguy cơ trễ dựa trên deadline, trạng thái và mức độ phụ thuộc.
🔹 Bước 5: Tự động hóa quy trình và nhắc nhở bằng AI Workflow Builder
Để giảm việc thủ công, bạn có thể dùng AI Workflow Builder (hoặc phần automation liên quan) để thiết lập các luồng tự động như:
- Tự nhắc khi task bị trễ (tạo comment nhắc, ping người phụ trách hoặc gửi thông báo)
- Tự động tạo các task cơ bản khi bắt đầu dự án mới
- Gợi ý người phù hợp cho công việc dựa trên kỹ năng và lịch sử task trước đó (tùy mức AI/plan)
💡 Pro tip: Kết hợp Asana AI với Slack hoặc Google Calendar để nhận thông báo, nhắc deadline và cập nhật tiến độ tự động, hạn chế bỏ sót việc
Một số thắc mắc thường gặp khi sử dụng ASANA AI
Hỏi: Asana AI có miễn phí không?
Đáp: Asana có gói Free (AI bị giới hạn), còn Premium và Enterprise sẽ có đầy đủ tính năng AI.
Hỏi: Có thể dùng Asana AI bằng tiếng Việt không?
Đáp: Bạn có thể nhập tiếng Việt bình thường, tuy nhiên AI thường hiểu và phản hồi tốt nhất bằng tiếng Anh.
Hỏi: Asana AI khác gì so với Notion AI hoặc ClickUp AI?
Đáp: Asana AI tối ưu cho quản lý công việc, theo dõi tiến độ và vận hành dự án; trong khi Notion AI nổi bật ở ghi chú, tổng hợp và hệ thống hóa thông tin.
Hỏi: Không cần thì có thể tắt AI không?
Đáp: Có. Bạn có thể bật/tắt AI tại: Workspace Settings > Asana Intelligence.
Hỏi: Asana AI có đảm bảo bảo mật dữ liệu dự án không?
Đáp: Có. Dữ liệu được mã hóa và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật phổ biến như SOC 2 và GDPR.
Asana AI không chỉ là một tính năng “cho có” mà là công cụ giúp bạn quản lý dự án thông minh hơn: từ làm rõ mục tiêu, gợi ý bước thực hiện, tóm tắt cập nhật cho đến hỗ trợ phân chia nhiệm vụ và theo dõi tiến độ mạch lạc. Khi tận dụng đúng cách, bạn sẽ giảm thời gian cập nhật thủ công, hạn chế sai sót và giúp đội nhóm phối hợp trơn tru hơn – đặc biệt với các dự án có nhiều người tham gia. Nếu bạn muốn bắt đầu nhanh, hãy thử áp dụng Asana AI vào một dự án nhỏ trước, chuẩn hóa cách đặt task và deadline, rồi mở rộng dần sang các quy trình quan trọng. Chỉ sau một thời gian ngắn, bạn sẽ thấy việc “chạy dự án” nhẹ nhàng và hiệu quả hơn rất nhiều. Nếu bạn cần được tư vấn thêm về tài khoản Asana AI hãy liên hệ Rickchilling để được hỗ trợ.
